Dalla Crusca il manuale anti burocratese

 

Il Giornale (24 gennaio 2011)

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Alt al burocratese, Prato si affida all’Accademia della Crusca

 

Il Tirreno (22 novembre 2010)

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Un manuale contro il «burocratese»

 

Corriere fiorentino (22 novembre 2010)

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Agenzia delle entrate

 

Titolo esperienza “La semplificazione del linguaggio amministrativo come strumento di cambiamento culturale: l’esperienza dell’Agenzia delle Entrate”

 

L’Agenzia delle Entrate fin dal 2001 ha avviato un percorso di approfondimento sui temi della semplificazione del linguaggio. Dapprima, con la collaborazione del Dipartimento di Studi Italianistici dell’Università di Pisa si è concretizzato un ciclo di corsi sulla scrittura, accompagnato dalla pubblicazione del Manuale di scrittura amministrativa (2003), che riporta una sintesi dei contenuti teorici ed esempi significativi sulla scrittura di documenti tipici. Sulla scia di questa esperienza e alla luce dei cambiamenti organizzativi intervenuti nel frattempo (tra tutti, il cambiamento sostanziale della popolazione interna – rilevante turn over rispetto ai primi anni 2000), l’Ufficio Formazione e Comunicazione Interna ha costruito un nuovo percorso formativo.

 

Il primo passo in questa direzione è stata la costruzione di un pool di esperti di semplificazione del linguaggio, tutti interni all’Agenzia e dotati di conoscenze e percorsi formativi specifici, ai quali affidare il ruolo di formatori. L’obiettivo implicito in questa scelta era la necessità di assicurare coordinamento al progetto e omogeneità ai contenuti dei corsi. Il team di formatori ha così individuato le leve e i contenuti fondamentali del nuovo percorso formativo, articolando quest’ultimo su due livelli: un livello base e un livello avanzato.

 

Livello base. Il corso è incentrato sulle funzioni fondamentali del linguaggio e propone, attraverso un insieme strutturato di esercizi e riscritture, un momento di riflessione e di auto-test per chi non ha competenze specifiche nella scrittura amministrativa. Il corso si concentra sulle figure essenziali dell’autore e del destinatario, sugli aspetti sintattici e lessicali, infine accenna alle diverse tipologie di testi. Il fil rouge è una semplificazione intesa non come approssimazione o “diminuzione” della complessità linguistica, ma come sforzo di adattamento al destinatario. Livello avanzato. Il corso, rivolto a chi ha già seguito il modulo base, è focalizzato su tre tipologie testuali individuate come strategiche all’interno della nostra organizzazione: il testo informativo, il testo regolativo, il testo argomentativo. Anche in questo caso, i discenti sono sollecitati attraverso la riscrittura di testi e la redazione di testi ex novo, sia in forma individuale che come lavoro di gruppo.

Comune di Martinengo (BG)

 

Titolo esperienza “Parliamoci chiaro”

 

Il progetto avviato dal comune prende le mosse da alcune riflessioni. La prima è che il burocratese è il lessico familiare della pubblica amministrazione. La seconda è che il burocratese è lo stesso linguaggio del legislatore e della magistratura, per cui un atto scritto in buon burocratese sarà forse incomprensibile al cittadino ma è ben comprensibile a chi su quell’atto dovrà pronunciarsi in caso di eventuale contenzioso. A seguito di tali riflessioni si è ritenuto che un certo tecnicismo sia oltre che inevitabile addirittura opportuno.

 

La soluzione adottata dal comune di Martinengo, in provincia di Bergamo, è stata, dunque, di non rinunciare al burocratese nei suoi atti e provvedimenti, ma di renderli comunque comprensibili al cittadino precedendo il testo del provvedimento con un riassunto che, in linguaggio atecnico, brevemente descrive il contenuto e i presupposti dell’atto.

 

Si tratta di una sperimentazione iniziata da gennaio 2010 che ha riguardato per adesso soltanto le deliberazione della giunta e del consiglio, ma che dovrebbe a breve estendersi anche ad altri provvedimenti a valenza esterna, come le ordinanze o i decreti. Si è ritenuto di iniziare gradatamente anche per consentire ai dipendenti di interiorizzare il fine di questa novità, migliorando gradatamente il contenuto dei riassunti stessi.

Comune di Livorno

 

Titolo esperienza “Semplificazione dei processi e del linguaggio: determine dirigenziali digitali”

 

Ai fini dell’attuazione dei principi di pubblicità e trasparenza dell’azione amministrativa, le amministrazioni pubbliche sono chiamate ad un attento e continuo intervento sulle modalità di elaborazione e pubblicazione dei propri atti. In questo contesto si inseriscono le azioni di innovazione tecnologica e implementazione dei processi di semplificazione contenuti nei recenti interventi normativi. Il Comune di Livorno, da sempre sensibile e attento a queste tematiche, già alla fine degli anni ‘90 ha sviluppato uno specifico applicativo per la gestione dei flussi documentali (delibere, ordinanze sindacali, atti dirigenziali).

 

Recentemente è stato sviluppato un nuovo applicativo per la gestione delle “determine dirigenziali” che, in estrema sintesi, prevede (una volta a regime) una gestione completamente informatizzata del procedimento (dalla redazione del testo – effettuata con applicativi open source fino alla pubblicazione sull’Albo on line) e l’utilizzo della firma digitale per la sottoscrizione dell’atto. In questo contesto si inserisce il lavoro di analisi sulle tipologie di “determina dirigenziale”, sia in ordine alla struttura dell’atto sia in relazione alle modalità di redazione degli stessi, effettuato da un apposito gruppo di lavoro (rappresentativi di tutti i settori dell’Amministrazione). Gli obbiettivi che si intende raggiungere con questo lavoro possono essere così sintetizzati: censimento delle tipologie di atto individuazione delle caratteristiche fondamentali dell’atto, correzione del linguaggio (con l’applicazione delle indicazioni del Manuale), impostazione di schemi standard, individuazione delle tipologie soggette a pubblicazione sul web (pubblicazione sull’Albo on line del Comune) messa a disposizione degli schemi standard attraverso l’utilizzo del nuovo applicativo “determine on line”

 

Il gruppo di lavoro ha effettuato una prima ricognizione sugli atti dirigenziali (circa 5.000 ogni anno), individuando circa 200 atti dirigenziali – tipo: a breve sarà avviata una ulteriore attività di affinamento delle tipologie e di elaborazione di schemi – tipo. Parallelamente è stato organizzato un incontro a carattere conoscitivo (diretto a Dirigenti e Responsabili Uffici con la presenza di circa 60 persone) e sono stati avviati i primi corsi di alfabetizzazione del nuovo applicativo.

Comune di Borgo San Lorenzo

 

Titolo esperienza “Gli atti di liquidazione: un primo passo verso il miglioramento nella redazione degli atti amministrativi del Comune Borgo San Lorenzo”

 

Il Comune di Borgo San Lorenzo ha avviato a partire dall’ anno 2011 un Progetto di riorganizzazione degli atti amministrativi, tenendo presente le regole del Manuale. Il Progetto prevede di rivedere gli atti liquidativi emessi da parte degli Uffici dell’ Ente, con una prima finalità di produrre atti uniformi, essenziali, chiari e leggibili.

 

La seconda finalità è quella di organizzare gli atti stessi, utilizzando gli strumenti informatici come ad esempio il Registro informatico degli atti liquidativi, la firma digitale, etc., in modo tale da poter eliminare il cartaceo e informatizzare l’ intero procedimento amministrativo. Prima fase: Il Progetto è stato presentato agli operatori dei vari Servizi dell’ Ente che redigono atti liquidativi. In un primo incontro sono state presentate le nuove modalità di inserimento degli atti in Registri informatici, come già avviene per gli altri atti amministrativi: deliberazioni e determinazioni.

 

Il Registro informatico degli atti liquidativi diviene lo strumento operativo per raggiungere le finalità del Progetto, in quanto si forma una banca dati che può essere consultata in ogni momento da tutti gli Uffici. Seconda fase : Si prevede di costituire un “gruppo di lavoro ristretto” che riveda tutti i tipi di atti liquidativi emessi dall’ Ente, e tenendo conto delle regole del Manuale elabori degli schemi tipo di atti che siano successivamente adottati da tutti gli Uffici del Comune. Terza fase: Dopo aver raggiunto l’ obiettivo di atti uniformi per l’ Ente, nella terza fase inserendo la firma digitale e informatizzando l’ intero procedimento s’ intende eliminare il cartaceo, come richiesto dalle varie direttive ministeriali.

Società della Salute di Empoli e del Valdarno Inferiore

 

Titolo esperienza “La corretta redazione degli atti amministrativi nelle Società della Salute. Prospettive”

 

Le Società della Salute sono enti relativamente giovani che nascono dall’esperienza congiunta di ASL e Comuni. Esse hanno necessità di darsi proprie regole attraverso l’adozione di regolamenti e di atti amministrativi. Trattandosi di enti “nuovi” riteniamo più facile ed importante adottare le regole di semplicità e chiarezza che dovrebbero caratterizzare l’azione amministrativa. Per questo, nel corso del 2010 abbiamo lavorato all’approvazione degli atti costitutivi e dei regolamenti cercando di seguire le regole del manuale sulla redazione degli atti amministrativi. La nostra intenzione è quella di far recepire formalmente il nuovo Manuale. Peraltro, la ASL 11, componente delle due SdS, ha già recepito le regole del manuale nella redazione degli atti amministrativi.

Automobile Club d’Italia – Direzione Servizi delegati

 

Titolo esperienza “Manuale sulle modalità di autentica di firma

 

L’art. 7 del D.L. n. 223/2006, convertito in L. n. 248/2006, ha introdotto modalità semplificate di autentica per gli atti di alienazione e costituzione di diritti di garanzia che hanno ad oggetto beni mobili registrati. L’autenticazione di firma consiste nell’attestazione, resa dal funzionario incaricato, che la sottoscrizione in calce al documento è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell’identità della persona che sottoscrive. Con l’autenticazione l’atto privato assume certezza di atto pubblico.

 

La suddetta legge ha conferito il potere di autentica degli atti sopra citati, fino a quel momento autenticati presso i notai, ai titolari dello STA (Uffici Provinciali ACI, Uffici Provinciali DTT e Studi di consulenza automobilistica) e agli Uffici Comunali.

 

Il Ministero della Giustizia, in qualità di organo vigilante sul PRA, ha demandato all’ ACI il compito di regolamentare la materia al fine della trascrizione degli atti al PRA. L’art. 7 non contiene una disciplina di dettaglio sulle modalità da seguire per l’autentica, né ha previsto l’emanazione di un regolamento attuativo che stabilisca regole certe da seguire nello svolgimento di questa funzione, pertanto i soggetti legittimati ad autenticare, in molti casi, hanno adottato modalità diverse.

 

Ciò ha comportato l’insorgere di incertezze e la richiesta di chiarimenti da parte degli Uffici Provinciali ACI, che sono stati forniti con la diffusione del Manuale sulle Autentiche, distribuito nella prima versione nel 2008 e pubblicato nel sito affinché anche altri soggetti interessati, quali i Comuni e gli studi di consulenza, potessero consultarlo.

 

Successivamente, anche a seguito di novità normative e suggerimenti forniti dagli Uffici, è stata diffusa una versione aggiornata nel giugno 2009, nella quale gli argomenti sono stati ripresi e ulteriormente semplificati, inserendo nuove casistiche nel frattempo rappresentate dai funzionari autenticatori e uno schema semplificato di autentica, in modo da consentire l’uniformità nella redazione della stessa.

 

Al fine di fornire uno strumento di più rapida consultazione, nella nuova versione in fase di redazione, che presumibilmente verrà distribuita nei primi mesi del 2011, il Manuale sarà integrato da uno schema riassuntivo di più facile consultazione per il funzionario autenticatore. Il Manuale sulle autentiche di firma è stato redatto dall’Ufficio Normativa e Controllo della Direzione Servizi Delegati ACI ed è pubblicato nel sito istituzionale al seguente indirizzo:

Istituto di Teoria e Tecniche dell’Informazione Giuridica (Ittig-Cnr)

 

Titolo esperienza “Norme-CNR: prototipo di banca dati integrata dei provvedimenti del CNR

 

 

Il prototipo ha lo scopo di dimostrare le funzionalità della BD contenente gli atti normativi e amministrativi di grande utilità per gli uffici giuridico-amministrativi nonché per le strutture scientifiche del CNR, al fine di rendere gradualmente operativi sul sito ufficiale dell’Ente insiemi esaustivi di questi atti con caratteristiche comuni.

Gli atti sono:

registrati in formato conforme agli standard nazionali del CNIPA di identificazione (Urn), di strutturazione (Xml) e di descrizione (Metadati),

memorizzati in modalità multi-vigente, contengono cioè tutta la storia delle modifiche nel tempo,

interconnessi fra loro, con la possibilità di navigazione attraverso i riferimenti,

interoperanti con altre raccolte nazionali (NormAttiva) e comunitarie (Eur-Lex),

ricercabili con funzioni avanzate che sfruttano la struttura Xml (es. riferimenti, articolo, …) e i metadati (es. struttura destinataria, area scientifica, …).

Il prototipo contiene circa 70 atti, ed in particolare: la legislazione nazionale d’interesse, i regolamenti e disciplinari del CNR, un campione di delibere del CdA, provvedimenti e circolari.

I principali strumenti utilizzati per la realizzazione del prototipo sono:

xmLeges: famiglia di prodotti open source sviluppati dall’ITTG per facilitare l’adozione degli standard nazionali ed in particolare:

Marker: per la marcatura automatica dei provvedimenti in Xml;

Linker: per la trasformazione automatica dei riferimenti in collegamenti ipertestuali;

Extractor: per l’estrazione automatica dei metadati delle modifiche testuali attive;

Editor: un editore visuale XML nativo che fornisce un ambiente completo per la redazione di testi normativi, produce documenti conformi agli standard nazionali e integra tutti gli altri prodotti;

eXist: sistema open source per la gestione di basi di dati Xml native, comprensivo dei moduli per le gestione dei contenuti (CMS) dell’archivio, che supporta una serie di tecnologie standard Web (XQuery, XPath, WebDav, Soap, …).

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